エース級の活躍をしたい人のための手帳フル活用術
皆さん、こんばんは。社団法人ランナー龍（たつ）です。
会社で働いていると、飛び抜けて仕事が出来る人、なんでもそつなくこなせる人が居ますが、
それは高確率で ”手帳” を有効活用している人である可能性が高いです。
手帳の主な用途はスケジュール管理。
日本能率協会マネジメントセンターの調査によると、
手帳を使っている人の割合は46.4％であり、スマホ等のデジタル管理と合わせると、
81.6%の方が何かしらの方法でスケジュール管理を行っていると考えられます。
ただし、スマホはほぼ誰もが持っているし、カレンダー機能をプライベートについでに活用している程度の層も確実に居ることを考えると、
実際のところは半数強といった見通しです。
人は忘れる生き物なので、忘れないようにするために手帳にメモすることがスケジュール管理以外の主な用途になる。
業種はともかく、社会人、ビジネスマンであれば100%使っていて欲しいところですが、
残念なことにそうではないのです。
パレートの法則に、成果のほとんどが上位2割のメンバーで支えられていると例えられていますね。
そのようなエース級の活躍が出来るのは2割であることにリアリティがあり、皆さんも思わず頷いてしまうのではないでしょうか。
今日伝えたい事は、手帳を活用している人は46%だが、最大限の活用をしている人は20％程度であるというパレートの法則を引用した予測を踏まえながら、
改めて、エース級の活躍をするべく、手帳のフル活用について考えて見るという事です。
”仕事で使う” ことを前提にした記事となっております。
なるべくコンパクトに要点だけをサクサクまとめていきます。
心してお読みください。
最低限マスターしたい手帳の書き方
手帳の最重要の使い道は 「スケジュール管理」 です。
極端に言えば ”それ以外は書かない” でもOKです。
スケジュールは事前に書くことが大切です。
今日の予定を今日書くのではなく、前日までに書いてください。
週間予定や月間予定ならば、1週間前や1か月前に書くかと思いますが、デイリーの予定は必ず毎日見直しをかけてください。
これは実際の私の手帳です。ちなみに今は完全にデジタル手帳（Ipad）に移行しているため、過去のものになります。見開きは週間予定を書き込めるものになっており、事情によりボカしておりますが、例として記載していきます。
9:00-9:30 ミーティング（メンバーAの工夫した点をクローズアップし共有）
9:30-10:00 プロジェクトA,B 進行チェック
10:00-10:30 メンバーCの資料チェック（入力ミス等重点）
10:30ｰ12:00 メール配信システム エラーチェック
13:30ｰ14:00 委託先問い合わせ対応
14:00-15:30 プロジェクトBの委託先リスト作成（費用チェック兼ねる）
15:30-16:30 翌週使用するカルテの準備
16:30-18:00 メールチェック、翌々月スケジュール調整、明日の準備他
result → 9:30-10:00 C案件クレーム対応1件あり
こんなイメージです。ごくごく普通の使い方ですが、時間と内容を書いているだけです。
これを前日までに書ききっておくことが大切です。
result（リザルト）の部分だけは当日書いており、予定外の業務が舞い込んだものを書く備忘録としております。当日はこの対応で余分に30分消費しました。急ぎのため優先しましたので、以降の予定を30分後ろ倒しに調整する必要がありましたが、それ以外の業務が予定より早く完了したこともあり、
結果ゆとりをもって1日を完了させております。
それ以外では当日発生したことで忘れたくないことのメモを取っています。
日々のこの繰り返しが、あなたの行う仕事を究極に研ぎ澄ませるものとなります。
このスケジュールを書く上でのポイントを書いていきます。
・仕事で何をやるのか考える
・その所要時間を考える
・結果、何をやって、どれだけ時間がかかったか。読み返し検証する【重要】
・労働時間（+残業時間も）記録しておく
・時間は30分単位で管理する
以上です。
仕事は会社から与えられた役割や業務割り当てがあるものの、
関係者との約束を守り、成果をあげるために「何をやるべきなのか」
これは、人に言われてやるのではなく、自分で考えるものです。
よって、日々のスケジュールを前日までに書ききっておくことが重要になります。
何をやって、どれだけ時間がかかったのかを記録しておくことで、自分がどのような仕事をやってきたのか、どの作業を多く行う傾向があるのか、同じ作業で所要時間が変わってきているかが確認できます。
これで自分の得意分野や苦手分野が把握でき、処理速度が上がっていれば成長を定量的に確認することが出来ます。
無駄に気付けば省くことができるし、ダイエット中に毎日体重計に乗って確認するのと同じように、日々向上させるようと努力する姿勢に自然となるので、
気が付いたらエース級に能力を発揮している社員へと成長している可能性が高いです。
約束を守り成果を上げることは、当たり前のことでありながら、実際それが普通に出来る人は凄いことであり、周囲から見て驚異的に感じるものです。
だからこそ、手帳を持つべきであり、ただ所有するだけでなく、このデイリースケジュール管理を最低限マスターしてください。
手帳を使われない人も多いので、それだけで凄みとなるはずです。
スケジュールを常時瞬時に確認できるようにし、時間の主導権を握ってください！
更に手帳を有効活用する方法
重要だけど忘れがちな情報を予めメモしておく
・会社の住所電話番号
・仕事で使う関係法令
・商品リスト/商品コード
・仕事で使うツールのログインID/パスワード関係
・1年間は保存しておきたい備忘録
・昨年と今年の予算と目標（売上予算・目標）
日々のスケジュールとメモ以外で書き留めておくことをおススメするのが上記リストである。
ログインIDやパスワードなどは紛失時のリスクや手帳管理の方針によって検討すると良い。
パッと思い出したいことがものの２～３秒で確認できること。それは手帳を最大限活躍させる瞬間とも言えよう。
有益な情報の一覧表を作る
参考になった本、ニュース、会話内容をまとめておく。
プレゼンのアイデアや下書きを作る
外出時や移動中にも手帳ならできる。
デジタルかアナログか
紙の手帳か、スマホ等のアプリか、どちらを中心に使うか考えておく。
それぞれの利点を生かしながら併用するといった方法が主流になりつつあるが、どちらか片方はあまり使わなくなる、管理が面倒くさくなる、管理が中途半端になるなどデメリットもある。
私は今、Ipadによる電子手帳での管理に100%シフトすることに挑戦している最中である。
デジタルの利点は、大量に情報が書ける、経年保管が楽、紙のように劣化しない、デバイスのパスワードロックで無関係の者に見られるリスクが小さいゆえに、よりプライベートな内容を書ける。スケジュールアプリに連動してリマインドを行える、などが挙げられる。
アナログ（紙の手帳）の利点は、電話をしながら記入が出来る、手帳に熱心にメモする姿は印象が良く、公の場でも差し障りない（スマホやタブレット、ノートPCだと失礼に当たる場合と、そもそも使用を禁止されている場面もあるだろう）、秒で情報にアクセスできる（1秒もかからないのが理想）
因みにIpadでは私はこのアプリだけを使っている。
カレンダーアプリは使わず、純正メモアプリにカレンダーをぶち込んで、オリジナル電子手帳を作り、手書きで管理しています。仕事はこれで充分です。notionというアプリを有効に使えるか検討中です。
手帳はあくまで仕事の補佐。あれもこれもやる必要は無い。
デジタル手帳は別の機会に詳しく解説したいと思います。
手帳の書き方のコツ
基本、箇条書きで書く
スケジュール内容、仕事メモ、気づき、全て箇条書く。手帳をパッと開いて一瞬で分かるように。
補足や説明が必要なテーマが大きい仕事も、箇条書きに細分化し１行にまとめる。
余計な文章は書かない。箇条書きだけにする（文章は別途日報や日記帳などが良い）
又、思考を図解化するならマインドマップがお勧めです。
マインドマップ講座も当ブログでシリーズ化してますので興味のある方はご覧になってください。
スケジュールを無事こなしたら「消し込み」をする
例： 新プロジェクト Webページへの表記をまとめる Webページ作成の予算を決める
スパっと斜線を引くことで爽快感、達成感、進捗把握、小さな成功体験の積み重ねを実感できる。
これも手帳の醍醐味だ。
時間は ”30分単位” にする
かならず30分でなければならないわけではないが、1時間だとざっくり過ぎるし、15分とかにすると、まさに分刻みスケジュールというか、わずかな余白さえ仕事を入れてしまいそうで、考える時間や一息つく時間が皆無になる恐れがある。
書くのは「時間」「予定」「重要事項」「気づき」４つだけ
それだけで事足ります。
手帳をマスターすると得られること
・１冊のノウハウ本
・成長の実感
・膨大なタスクの可視化で心理的パニックを抑止
・アイデア
・時間を守り仕事を完遂 → 信頼
上記が得られるので、エース級社員になれること請け合いです。
注意点
最後に手帳を管理する上での注意点を書きます。
落とさない
手帳は常に持ち歩き手元で使いますが、財布と比べて油断しやすいため、つい落としたり忘れてしまいがちです。正直、あまり見られたくないですよね。それに、個人情報など機微な情報や企業の機密情報などが書いてあった場合、情報の流失で過失を問われる可能性があります。そこまでの情報は書かないにしても、落とさないように管理するに越したことはありません。
私の場合はむしろ人の目の前で手帳を見せながら確認してもらう、書くなどを行う場合があるので、読まれたらマズいこと、機微な個人情報は手帳には一切取り扱わないことにして手帳を運用しています。
デジタルに移行してからパソコンと連動する関係で個人情報を取得した場合、確認が済んだらその場で消去してしまい、リスクを取り除いています。
付箋は使わない
手等のヘビーユーザーの中でも ”ふせん” を使う人はとにかく多いです。色分けが出来るのと視覚的に分かりやすいので便利ではありますが、ヘタすると剥がれ落ちてしまうので私は避けています。それこそ機密情報をメモった付箋だった場合 「落とした」 と同じことなので・・。
どうしてもシールを貼って管理したい場合は、マスキングテープなどおすすめです。色の使い分けや張って剥がせるという付箋の良さを生かしながら使えます。（マスキングテープの方が剥がれにくい）
柄の入ったものや、お洒落なものまで色々なマスキングテープが文房具メーカーから多種販売されています。目を引くものや、好きなデザインのもので効率を上げたり、気分を上げることも出来るかも。
自分の方針を決めておく
※→ は、私個人の方針を例として挙げています。
・何のために手帳を使うのか
→あくまで仕事の補佐であり、時間、予定、重要メモ、気づき、のみ箇条書きで書く
・電子デバイスにするのか、紙の手帳にするのか、併用なのか
→併用の場合は便利な反面、効果も薄れるので電子デバイスのみにしてみる
但し、スマホはおすすめしません。
・他人に見られて差し障りない内容に留めるか、必要な重要事項も含めて記載するか
→差し障りない内容に留める
・時間は30分単位で考える
手帳を活用しているのは全体の約半数。少ないように思うがそれでも半数はどうにか手帳を仕事に活用すべきと思っているからこそ、みんなの関心が高い。
そんな中で手帳を有効活用して、エース級の活躍をしてみようじゃありませんか！
逆に言えば、エース級は興味が無くても、人に迷惑をかけないように業務を遂行する上でも手帳はあなたを助けてくれるはずです。
もしおすすめの手帳管理方法がありましたら教えてください！ではまた！
